Il s'agit d'un événement extra-scolaire que j'ai organisé.
Étant récemment élue déléguée de classe, je souhaitais proposer des activités de team building pour renforcer la cohésion du groupe, améliorer nos relations et réduire le stress au sein de la classe.
Au départ, je prévoyais d’organiser cet événement en dehors des cours. Cependant, on m’a informée qu’il était possible de le réaliser en collaboration avec l’association étudiante, ce qui a ouvert de nouvelles opportunités.
Au départ, l’événement concernait uniquement les étudiants de ma spécialité. Ensuite, il s’est élargi à toute ma promotion, et enfin, le conseil a accepté mon projet à condition de l’ouvrir à tous les étudiants de troisième année de l’université. Malheureusement, pour des raisons de budget, je n’ai pas pu l’étendre aux étudiants de première et deuxième années.
Pour la partie communication, j’ai principalement utilisé les mails, Discord et le bouche-à-oreille. À ce stade, je n’avais pas envisagé de créer une affiche, car tant que le projet n’avait pas été validé par le conseil, je ne savais pas si ce type de promotion serait pertinent. En parallèle, j’ai mis en place des formulaires pour recueillir des retours et identifier les personnes intéressées par l’événement.
Afin de présenter mon projet, j’ai préparé des supports tels que des présentations, des diaporamas et des mails que j’ai soumis à ma professeure principale, au conseil, ainsi qu’aux autres parties concernées.
Ce processus m’a amenée à échanger avec de nombreuses personnes et à assurer la gestion complète de l’organisation, ce qui m’a permis de renforcer mes compétences en communication, en planification et en gestion de projet.
Une fois la réponse positive reçue, tout s’est enchaîné très rapidement. Entre les rendus, les devoirs, les réunions et l’organisation de l’événement, j’ai dû gérer un emploi du temps très chargé.
Pour financer le projet et informer les participants, j’ai créé des affiches et des stories, publiées directement sur le compte de l’association étudiante. Les ventes de billets, ainsi que celles de gâteaux et de crêpes, se déroulaient dans leurs locaux.
J’ai veillé à reprendre la direction artistique de l’association pour assurer une cohérence visuelle et permettre aux participants d’identifier facilement que l’événement était organisé en collaboration avec eux.
Grâce aux fonds collectés par les ventes ainsi qu'à la subvention obtenue, nous avons pu réduire le tarif de participation de 58 %,
Nous avons donc réussi à dépasser l'objectif qui était de 50 % rendant ainsi l'événement plus accessible !
Puis après beaucoup de questionnaires, de réunions, de mails..
Nous voilà tous (presque) à cette sortie !
